Wie werden E‑Rechnungen in Deutschland über Peppol gesendet und empfangen?

Die Umstellung auf die E-Rechnung befindet sich in Deutschland nicht mehr in der Vorbereitungsphase. Seit dem 1. Januar 2025 müssen in Deutschland ansässige Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird abhängig vom Vorjahresumsatz 2027 und 2028 schrittweise ausgeweitet.

Damit stellen sich für Finanz- und IT-Teams zwei getrennte Fragen. Kann Ihr Unternehmen E-Rechnungen in einem zulässigen Format erstellen? Und kann es diese Rechnungen über einen standardisierten, nachvollziehbaren und an die ERP-Prozesse angebundenen Kanal versenden und auf demselben Weg von Lieferanten empfangen?

Peppol beantwortet die zweite Frage. Das internationale Netzwerk darf jedoch nicht mit der deutschen E-Rechnungspflicht gleichgesetzt werden. Das deutsche Recht schreibt strukturierte E-Rechnungen vor, legt für inländische B2B-Umsätze aber keinen einzigen Übertragungsweg fest. Peppol ermöglicht den standardisierten Austausch strukturierter Dokumente wie XRechnung und Peppol BIS Billing.

Zeitplan für elektronische Rechnungen in Deutschland

Die Regelungen betreffen inländische Umsätze zwischen Unternehmen. Ausnahmen gelten unter anderem für B2C-Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro und bestimmte weitere Fälle, die das Bundesministerium der Finanzen nennt. Kleinunternehmer können zwar von der Ausstellungspflicht ausgenommen sein, müssen E-Rechnungen jedoch empfangen können.

Eine einfache PDF Datei gilt nicht als elektronische Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine Rechnung in Deutschland nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Datei im E-Mail-Anhang erfüllt diese Definition nicht und gilt als sonstige Rechnung.

Für den operativen Prozess ist diese Unterscheidung entscheidend. Es reicht nicht aus, dass das Finanzteam eine Rechnung lediglich anzeigen kann. Der eigentliche Nutzen entsteht, wenn sich die Rechnungsdaten ohne erneute manuelle Erfassung in Buchhaltung und ERP übernehmen lassen. Format, Validierung, Adressierung und Übertragungsstatus sollten deshalb als zusammenhängender Prozess betrachtet werden.

Was ist Peppol und ist es in Deutschland verpflichtend

Peppol ist ein Netzwerk, über das Unternehmen und öffentliche Stellen Geschäftsdokumente wie E-Rechnungen nach einheitlichen Regeln austauschen. Sender und Empfänger sind jeweils über einen Peppol Access Point angebunden. Anhand der Peppol-ID des Empfängers wird das Dokument an den richtigen Zugangspunkt weitergeleitet.

Für inländische B2B-Umsätze schreibt Deutschland die Nutzung von Peppol nicht vor. Nach Angaben des Bundesministeriums der Finanzen kommen unter anderem E-Mail, elektronische Schnittstellen, Portale oder andere zwischen den Parteien vereinbarte Übertragungswege infrage. Peppol bietet sich vor allem bei regelmäßigem Rechnungsvolumen, vielen Geschäftspartnern, grenzüberschreitenden Transaktionen und automatisierten ERP-Prozessen an.

Im B2G-Bereich spielt Peppol eine größere Rolle. Für XRechnungen an deutsche Bundesbehörden können die Portale ZRE und OZG-RE genutzt werden; Peppol gehört ebenfalls zu den unterstützten Übertragungswegen. Je nach öffentlichem Auftraggeber müssen das zuständige Portal und die Leitweg-ID geprüft werden.

Peppol XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

XRechnung und ZUGFeRD beschreiben den Aufbau einer Rechnung. Peppol regelt dagegen, wie die Rechnung adressiert und übertragen wird. Unternehmen sollten daher die Entscheidung über das Rechnungsformat und den Übertragungsweg getrennt treffen.

Elektronische Rechnungen über Peppol versenden

1.  Die Rechnungsdaten werden im Portal erfasst oder aus SAP beziehungsweise einem anderen ERP-System übernommen.

2.  Das Dokument wird in das für Zielland und Empfänger erforderliche strukturierte Format umgewandelt.

3.  Pflichtfelder und Geschäftsregeln werden vor dem Versand validiert.

4.  Die Peppol-ID des Empfängers und die von ihm unterstützten Dokumenttypen werden geprüft.

5.  Die Rechnung wird über einen zertifizierten Peppol Access Point an den Zugangspunkt des Empfängers übermittelt.

6.  Übertragungsstatus und Zustellnachweis werden im Portal oder im angebundenen System verfolgt.

Dieser Ablauf unterscheidet sich vom Versand eines E-Mail-Anhangs. Das System kann prüfen, ob der Empfänger im Netzwerk registriert ist, welche Dokumenttypen er unterstützt und ob die Rechnung technisch zugestellt wurde.

Elektronische Rechnungen über Peppol empfangen

1.  Das Unternehmen wird über seinen Access-Point-Anbieter als Empfänger im Peppol-Netzwerk registriert.

2.  Der Lieferant sendet die Rechnung an die Peppol-ID des Unternehmens.

3.  Das eingehende Dokument wird gegen Formatvorgaben und Geschäftsregeln validiert.

4.  Die Rechnung wird im Portal angezeigt oder an SAP beziehungsweise ein anderes ERP-System übertragen.

5.  Das Finanzteam übernimmt das Dokument in die Buchungs-, Freigabe- und Archivierungsprozesse.

Nach Angaben des Bundesministeriums der Finanzen kann bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen, um die Empfangspflicht zu erfüllen. Ein Postfach deckt jedoch betriebliche Anforderungen wie XML-Validierung, Empfängeradressierung, Zustellnachweis, zentrales Monitoring und ERP-Übergabe nicht automatisch ab. Mit steigendem Rechnungsvolumen wächst daher der Abstand zwischen der gesetzlichen Mindestanforderung und einem dauerhaft tragfähigen Prozess.