Häufig gestellte Fragen zu Peppol in Deutschland

Seit dem 1. Januar 2025 führt Deutschland die E-Rechnung im B2B-Bereich schrittweise ein. Besonders häufig herrscht dabei Unklarheit über die Rolle von Peppol. Ist Peppol Pflicht? Worin unterscheidet es sich von der XRechnung? In diesem Beitrag haben wir die häufigsten Fragen mit kurzen und klaren Antworten zusammengestellt.

1. Was ist Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein internationales Netzwerk für den sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen. Es funktioniert nach dem „Vier-Ecken-Modell“: Der Absender übermittelt das Dokument an seinen Zugangspunkt (Access Point), dieser leitet es an den Access Point des Empfängers weiter, der es schließlich dem Empfänger zustellt. Einen zentralen Server gibt es nicht. Das Netzwerk wird von OpenPeppol verwaltet; die Peppol-Behörde in Deutschland ist die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards).

2. Ist die Nutzung von Peppol in Deutschland Pflicht?

Im inländischen B2B-Bereich nein. Der deutsche Gesetzgeber schreibt das Format der Rechnung vor, nicht jedoch den Übertragungsweg. E-Rechnungen können per E-Mail, API, EDI, über ein Portal oder über Peppol versendet werden – vorausgesetzt, die Rechnung liegt in einem strukturierten, EN-16931-konformen Format vor.

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) sieht es anders aus. Lieferanten von Bundesbehörden müssen seit November 2020 E-Rechnungen im XRechnung-Format einreichen. Diese Rechnungen können per Portal-Upload oder über Peppol übermittelt werden.

Kurz gesagt: Peppol ist in Deutschland keine gesetzliche Pflicht. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, im grenzüberschreitenden Handel und in der Zusammenarbeit mit großen Abnehmern entwickelt es sich jedoch zunehmend zum Standardkanal.

3. Wie sieht der Zeitplan für die E-Rechnung in Deutschland aus?

Stand Juni 2026 wurde keine Verschiebung dieser Termine angekündigt.

4. Was ist der Unterschied zwischen Peppol, XRechnung und ZUGFeRD?

Format und Übertragungsweg einer Rechnung werden daher getrennt betrachtet. Die in Deutschland verbreitete XRechnung sowie geeignete ZUGFeRD-Versionen erfüllen unter bestimmten Voraussetzungen die Anforderungen an eine E-Rechnung. Auch XRechnung und Peppol BIS Billing basieren auf der gemeinsamen europäischen Norm EN 16931.

5. Welche E-Rechnungsformate werden in Deutschland akzeptiert?

Zulässig sind alle strukturierten Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Die wichtigsten sind:

• XRechnung: Das nationale Format Deutschlands und Standard bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Kann in UBL- oder CII-Syntax erstellt werden.

• ZUGFeRD 2.x / Factur-X: Laut BMF gelten die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht als E-Rechnung. Bei hybriden Dateien ist nicht das PDF, sondern der XML-Teil maßgeblich.

• Peppol BIS Billing 3.0: Das Standard-UBL-Format des Peppol-Netzwerks, besonders verbreitet im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr.

6. Gilt ein per E-Mail versendetes PDF in Deutschland als E-Rechnung?

Eine reine PDF-Datei gilt nach der seit 2025 geltenden Definition nicht als strukturierte E-Rechnung. Die Daten einer E-Rechnung müssen in einem strukturierten Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dass ein Dokument elektronisch versendet wird, macht es also noch nicht zur E-Rechnung.

Unter welchen Bedingungen PDF und andere Rechnungsarten in der Übergangsphase verwendet werden dürfen, ist eine gesonderte Frage. So kann etwa für den elektronischen Versand eines PDFs die Zustimmung des Empfängers erforderlich sein.

7. Können ZUGFeRD-Rechnungen über Peppol versendet werden?

Nicht direkt. Das Peppol-Netzwerk transportiert UBL-basierte XML-Dokumente, und die PDF-Struktur von ZUGFeRD ist mit den nativen Peppol-Formaten nicht kompatibel. Wer Peppol nutzen möchte, muss seine Rechnungen im Format XRechnung (UBL) oder Peppol BIS Billing 3.0 erstellen. Viele E-Rechnungslösungen übernehmen diese Konvertierung automatisch.

8. Was ist ein Peppol Access Point? Müssen Unternehmen einen eigenen Access Point einrichten?

Ein Access Point ist der technische Zugangspunkt, über den eine Organisation mit dem Peppol-Netzwerk verbunden wird. Unternehmen müssen keinen eigenen Access Point betreiben, sondern können auch die Dienste eines Peppol-Anbieters nutzen. Bei der Auswahl eines Anbieters sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

• Anbindung an die bestehende Rechnungssoftware

• Bedarf an Versand und Empfang

• Unterstützte Dokumenttypen

• Servicegebühren

9. Was ist eine Peppol-ID und wie findet man sie?

Die Peppol-ID ist die Teilnehmerkennung, über die ein Empfänger im Peppol-Netzwerk adressiert wird. Für private Unternehmen in Deutschland empfiehlt der Leitfaden der Peppol-Behörde vom September 2026 vorrangig die auf der Wirtschafts-Identifikationsnummer basierende GEBA-Kennung. Daneben gibt es weitere zulässige Kennungsschemata.

Der zuverlässigste Schritt vor dem Versand einer Rechnung ist, die vom Empfänger verwendete Peppol-ID direkt bei ihm zu erfragen. Vorhandene Adressdaten lassen sich im Peppol Directory überprüfen. Wird kein Eintrag gefunden, sollte die korrekte Adresse mit dem Empfänger abgestimmt werden.

10. Wie registriert man sich in Deutschland bei Peppol?

Eine direkte Registrierung bei Peppol gibt es nicht; die Anbindung erfolgt über einen Peppol-Access-Point-Anbieter. Die Schritte im Überblick:

1. Wählen Sie einen Peppol-Dienstleister aus.

2. Für Ihr Unternehmen wird eine Peppol-ID festgelegt und im Peppol-Adressverzeichnis (SMP) eingetragen.

3. Binden Sie Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem an oder beginnen Sie mit dem Rechnungsversand über ein Webportal.

11. Was ist die Leitweg-ID und woher bekommt man sie?

Die Leitweg-ID ist eine Routing-Information, die bei E-Rechnungen an deutsche öffentliche Auftraggeber verwendet wird. Sie sorgt dafür, dass die Rechnung die zuständige Stelle innerhalb der Behörde erreicht, und wird auf der Rechnung im Feld „Buyer Reference“ (BT-10) angegeben.

Die Leitweg-ID erhalten Sie nicht von Peppol oder einem Anbieter. Sie wird Ihnen von der öffentlichen Stelle mitgeteilt, an die Sie die Rechnung richten – in der Regel steht sie im Vertrag oder in der Bestellung.

12. Sind Peppol-ID und Leitweg-ID dasselbe?

Nein. Die Leitweg-ID dient bei E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland dazu, die Rechnung innerhalb der Behörde an die richtige Stelle weiterzuleiten. Die Peppol-ID sorgt dagegen für die technische Zustellung des Dokuments an den Empfänger im Peppol-Netzwerk. Die Peppol-ID öffentlicher Stellen kann auf der Leitweg-ID basieren, die Werte der beiden Felder sollten jedoch nicht in jedem Fall als identisch angesehen werden.

Im Rahmen der allgemeinen B2B-E-Rechnungspflicht in Deutschland benötigen Unternehmen keine Leitweg-ID. Vor der ersten Rechnung an eine öffentliche Stelle sollten die erforderlichen Adressierungsangaben bei der betreffenden Stelle eingeholt werden.

13. Was sind ZRE und OZG-RE?

Beide sind offizielle Portale für die Übermittlung von E-Rechnungen an Bundesbehörden:

• ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform): Zentrale Plattform für den Rechnungseingang bei unmittelbaren Bundesbehörden.

• OZG-RE: Plattform für weitere Bundesbehörden und einige Landesbehörden. Sie entwickelt sich schrittweise zur einheitlichen Zielplattform.

Beide Portale nehmen Rechnungen per manuellem Upload, per E-Mail und über Peppol entgegen. Beachten Sie, dass die Bundesländer eigene Regelungen und Portale haben können.

14. Müssen ausländische Unternehmen ohne Sitz in Deutschland E-Rechnungen versenden?

Nein. Die Pflicht betrifft inländische B2B-Umsätze zwischen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind oder dort eine feste Niederlassung haben. Ein nicht in Deutschland ansässiges Unternehmen ist gesetzlich nicht verpflichtet, seinen deutschen Kunden E-Rechnungen zu stellen.

In der Praxis sieht es jedoch anders aus: Je mehr deutsche Abnehmer auf Systeme zur automatischen Rechnungsverarbeitung umstellen, desto häufiger erwarten sie auch von ihren Lieferanten strukturierte E-Rechnungen. Ausländische Unternehmen mit einer Niederlassung oder festen Betriebsstätte in Deutschland unterliegen denselben Pflichten wie deutsche Unternehmen.

15. Was passiert, wenn die E-Rechnungspflicht nicht eingehalten wird?

Ein eigenes Sanktionssystem speziell für die E-Rechnung gibt es in Deutschland nicht. Die Folgen können dennoch erheblich sein:

• Verlust des Vorsteuerabzugs: Bei einer Rechnung mit Formatfehlern kann der Empfänger den Vorsteuerabzug möglicherweise nicht geltend machen. Das BMF-Schreiben vom Oktober 2025 unterscheidet zwischen Formatfehlern, Fehlern bei Geschäftsregeln und inhaltlichen Fehlern. Formatfehler können sich unmittelbar auf den Vorsteuerabzug auswirken.

• Bußgelder nach der Abgabenordnung (AO).

• Geschäftliche Risiken: Abgelehnte Rechnungen, verzögerte Zahlungen und belastete Kundenbeziehungen.

16. Wie müssen über Peppol empfangene E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Peppol sorgt für die Übermittlung der Rechnung; die Aufbewahrungspflichten sind davon unabhängig zu erfüllen. Nach Angaben des Bundesministeriums der Finanzen ist von ein- und ausgehenden Rechnungen jeweils ein Exemplar acht Jahre lang aufzubewahren. Zumindest der strukturierte Teil der E-Rechnung ist in seiner ursprünglichen Form und unter Wahrung seiner Integrität aufzubewahren. Die Archivierung muss zudem den GoBD, den deutschen Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, entsprechen.

17. Wird Peppol in Deutschland künftig verpflichtend?

Eine Entscheidung darüber gibt es derzeit nicht. Zwei Entwicklungen rücken Peppol jedoch in den Vordergrund:

• ViDA (VAT in the Digital Age): Die EU plant, ab 2030 E-Rechnungen und digitale Meldungen für grenzüberschreitende B2B-Umsätze verpflichtend einzuführen.

• Deutsches Meldesystem: Deutschland strebt an, künftig ein nationales transaktionsbasiertes Meldesystem einzuführen und dieses mit ViDA abzustimmen.

Unternehmen, die bereits heute auf eine Peppol-Infrastruktur umstellen, sind daher auch für die Regelungen von morgen gerüstet.

Fazit

Peppol ist in Deutschland für den inländischen B2B-Bereich keine gesetzliche Pflicht. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, im grenzüberschreitenden Handel und in der Zusammenarbeit mit großen Abnehmern ist es jedoch der zuverlässigste und am besten skalierbare Kanal für E-Rechnungen. Mit Blick auf 2027 und 2028 werden Ihre deutschen Kunden auch von Ihnen strukturierte E-Rechnungen erwarten.

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