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Viele Unternehmen in Deutschland steuern ihr operatives Geschäft in SAP, während der Abschluss und die Steuererklärungen gemeinsam mit der Steuerberatung über DATEV erfolgen. Der Datenaustausch zwischen beiden Systemen läuft dabei häufig noch über Excel-Exporte, CSV-Dateien und manuelle Korrekturen. In diesem Beitrag erfahren Sie, was eine SAP DATEV Integration ist, welche Daten sie umfasst und wie ein kontrollierter Übertragungsprozess aufgebaut wird.
Was ist DATEV und warum ist es für SAP-Anwender wichtig?
DATEV ist ein Software- und Dienstleistungsanbieter, den ein Großteil der Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte in Deutschland nutzt. Buchhaltung, Lohnabrechnung, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse werden in den meisten Steuerkanzleien mit DATEV erstellt.
Auch wenn ein SAP-Anwender seine Buchhaltung selbst führt, müssen die Daten für Abschlussarbeiten, Steuererklärungen oder den Jahresabschluss häufig nach DATEV übertragen werden. Die Verbindung zwischen SAP und DATEV ist daher für SAP-Anwender in Deutschland Teil des täglichen Betriebs.
Was ist eine SAP DATEV Integration?
Eine SAP DATEV Integration überträgt Buchungen, Stammdaten und Belege aus SAP automatisiert und kontrolliert in der Struktur, die DATEV erwartet. Ziel ist es, manuelle Datenübergaben zwischen beiden Systemen zu vermeiden und der Steuerberatung vollständige, korrekte und nachvollziehbare Daten bereitzustellen.
Im Rahmen der Integration werden in der Regel folgende Daten übertragen:
• Buchungsdaten: Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Bank- und Sachbuchungen werden als Buchungsstapel an DATEV übergeben.
• Stammdaten: Debitoren- und Kreditorenkonten, Kontenbeschriftungen und Zahlungsbedingungen.
• Belege: Rechnungen und andere Belege werden mit der jeweiligen Buchung verknüpft übertragen. So sieht die Steuerberatung zu jeder Buchung den zugehörigen Beleg direkt in DATEV.
Warum manuelle Übergaben zum Problem werden
Manuelle Übertragungen zwischen SAP und DATEV scheinen auf den ersten Blick zu funktionieren, entwickeln sich mit der Zeit jedoch zu einem erheblichen Aufwand:
• Zeitverlust: Jeden Monat Exporte erstellen, Dateien aufbereiten und an die Steuerberatung senden – das bindet Kapazitäten im Finanzteam.
• Fehlerrisiko: Werden Kontonummern, Steuerschlüssel oder Datumsformate manuell angepasst, sind Fehler unvermeidlich. Diese fallen oft erst zum Periodenabschluss auf.
• Verzögerter Abschluss: Die Steuerberatung kann erst mit vollständigen Daten arbeiten. Jede Rückfrage und jede Korrektur verzögert den Abschluss.
• Fehlende Nachvollziehbarkeit: Ist nicht dokumentiert, welche Buchung wann mit welcher Datei übertragen wurde, lassen sich entsprechende Fragen bei einer Prüfung nur schwer beantworten.
• Abhängigkeit von Einzelpersonen: Der Prozess beruht oft auf dem Wissen einer einzigen Person. Fällt sie aus, steht auch die Übertragung still.
Welche Funktionen sollte eine gute SAP DATEV Integration bieten?
1. Automatisierter Datentransfer
Buchungen, Stammdaten und Belege sollten in festgelegten Intervallen oder bei Bedarf automatisch übertragen werden. Das Finanzteam sollte weder Exporte erstellen noch Dateien aufbereiten oder per E-Mail versenden müssen.
2. Konfigurierbares Mapping
Zuordnungsregeln für Kontenrahmen, Steuerschlüssel, Debitoren und Kreditoren sowie Buchungskreise sollten einmal definiert und bei Bedarf ohne Programmieraufwand angepasst werden können. Kommt ein neues Konto oder ein neues Steuerkennzeichen hinzu, sollte die Integration schnell darauf reagieren.
3. Abstimmung und Fehlerprotokoll
Nach jeder Übertragung sollten die Beträge in SAP und DATEV abgeglichen und fehlende oder fehlerhafte Buchungen in einem Protokoll klar ausgewiesen werden. So werden Fehler nicht erst zum Periodenabschluss, sondern direkt bei ihrer Entstehung erkannt und behoben.
4. Nachvollziehbare Übergaben
Welche Daten wann, von wem und mit welchem Status übertragen wurden, sollte lückenlos dokumentiert sein. Das schafft Transparenz – sowohl für die interne Kontrolle als auch für die Betriebsprüfung.
Schritt für Schritt: Vom System zum stabilen Prozess
Eine kontrollierte Übertragung von SAP nach DATEV besteht aus vier grundlegenden Schritten:
1. Extrahieren: Die zu übertragenden Buchungen, Stammdaten und Belege werden nach definierten Kriterien aus SAP ausgelesen.
2. Prüfen: Die Daten werden anhand der Mapping-Regeln umgesetzt; Pflichtfelder, Konten und Steuerschlüssel werden geprüft. Fehlerhafte Buchungen werden vor der Übertragung markiert.
3. Übertragen: Die geprüften Daten werden an DATEV übergeben, Belege werden mit den zugehörigen Buchungen verknüpft.
4. Abgleichen: Die Summen in SAP und DATEV werden verglichen; Ergebnisse und mögliche Differenzen werden protokolliert.
Die SAP DATEV Integration im Kontext von GoBD und E-Rechnung
In Deutschland müssen Buchungen und Belege den GoBD entsprechen. Aufzeichnungen müssen demnach vollständig, richtig, zeitgerecht und nachvollziehbar sein und dürfen nicht nachträglich unbemerkt verändert werden. Eine automatisierte, protokollierte Integration erleichtert die Erfüllung dieser Anforderungen deutlich im Vergleich zur manuellen Dateiübergabe.
Die B2B-E-Rechnungspflicht in Deutschland verleiht dem Thema zusätzliches Gewicht. Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; 2027 und 2028 wird der Versand von E-Rechnungen schrittweise verpflichtend. Diese Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD müssen nicht nur in SAP verarbeitet werden, sondern gemeinsam mit den zugehörigen Buchungen auch DATEV erreichen. Eine Integration, die Belege mit den Buchungen verknüpft überträgt, schließt damit auch die buchhalterische Seite des E-Rechnungsprozesses ab.
Die Vorteile einer SAP DATEV Integration
• Weniger manuelle Exporte: Das Finanzteam konzentriert sich auf Analyse und Kontrolle statt auf die Aufbereitung von Dateien.
• Höhere Datenqualität: Regelbasiertes Mapping und automatische Prüfungen erkennen Fehler bereits an der Quelle.
• Schnellere Abschlüsse: Die Steuerberatung erhält die Daten rechtzeitig und vollständig, Rückfragen nehmen ab.
• Klare Verantwortlichkeiten: Es ist jederzeit ersichtlich, wer was wann übertragen hat und wo ein Fehler liegt.
Häufig gestellte Fragen
Mit welchen SAP-Systemen kann die SAP DATEV Integration genutzt werden?
Die Integration lässt sich sowohl in SAP-ECC- als auch in SAP-S/4HANA-Umgebungen einrichten. Der Umfang richtet sich nach der SAP-Landschaft des Unternehmens und den eingesetzten Modulen.
Muss die Steuerberatung in den Prozess eingebunden werden?
Ja. Kontenrahmen, Nummernkreise und Übertragungseinstellungen auf DATEV-Seite werden in der Regel gemeinsam mit der Steuerberatung festgelegt. Wird sie bereits bei der Einrichtung eingebunden, reduziert das spätere Korrekturen.
Können auch Belege an DATEV übertragen werden?
Ja. Rechnungen und andere Belege können mit der jeweiligen Buchung verknüpft übertragen werden. Die Steuerberatung muss die Belege dann nicht mehr gesondert anfordern.
Wie häufig erfolgt die Übertragung?
Das Übertragungsintervall richtet sich nach Ihrem Bedarf: täglich, wöchentlich, monatlich oder zum Periodenabschluss.
Was passiert bei einer fehlerhaften Buchung?
Im Prüfschritt erkannte fehlerhafte Buchungen werden protokolliert und erst nach ihrer Korrektur übertragen. So erreichen DATEV ausschließlich geprüfte Daten.
Fazit
Die Datenübertragung zwischen SAP und DATEV ist für SAP-Anwender in Deutschland eine monatlich wiederkehrende Aufgabe. Über manuelle Exporte abgewickelt, kostet dieser Prozess Zeit, erhöht das Fehlerrisiko und verzögert den Abschluss. Eine automatisierte, regelbasierte und protokollierte SAP DATEV Integration entlastet dagegen das Finanzteam und erleichtert die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung.
Die MDP DATEV-Integration automatisiert den Austausch von Buchungs-, Stamm- und Belegdaten, ist durchgängig in Ihre SAP-Landschaft integriert und schafft einen kontrollierten, nachvollziehbaren Prozess. Möchten Sie die Lösung in Ihrer SAP-Landschaft sehen? Sprechen Sie mit unseren SAP-Experten.