E‑Rechnungspflicht in Deutschland: Fahrplan 2025‑2028 für Unternehmen mit SAP 

Deutschland verabschiedet sich im B2B-Bereich (Business-to-Business) schrittweise von Papier- und einfachen PDF-Rechnungen und führt die strukturierte E-Rechnung ein. Die Umstellung erfolgt nicht auf einen Schlag, sondern in drei Stufen, von denen die erste bereits in Kraft ist. In diesem Beitrag erläutern wir die gesetzliche Grundlage, die Fristen, die zulässigen Formate sowie die Frage, wie Unternehmen mit SAP den Prozess angehen sollten – auf Basis der aktuell geltenden Rechtslage.

Was ist die gesetzliche Grundlage der E-Rechnung in Deutschland?

Die gesetzliche Grundlage für die verpflichtende B2B-E-Rechnung in Deutschland ist das im März 2024 in Kraft getretene Wachstumschancengesetz. Gemeinsam mit den Anwendungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) legt dieses Gesetz fest, welche Rechnungen als E-Rechnung gelten, welche Formate akzeptiert werden und wie der Übergangszeitraum ausgestaltet ist.

Die E-Rechnungspflicht gilt in drei Stufen

1. Januar 2025 — Empfangspflicht

Ab diesem Datum müssen alle in Deutschland tätigen Unternehmen – unabhängig von Größe, Branche oder Umsatz – in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Hierfür genügt ein gewöhnliches E-Mail-Postfach; eine Zustimmung des Empfängers ist nicht erforderlich. Auch Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG sind von dieser Empfangspflicht erfasst.

1. Januar 2027 — Gestaffelte Ausstellungspflicht beginnt

Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr (also 2026) 800.000 Euro überschreitet, müssen ab diesem Zeitpunkt für inländische B2B-Umsätze strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Maßgeblich für die Umsatzgrenze ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers – nicht der Umsatz des Empfängers und nicht der Betrag einer einzelnen Rechnung. Unternehmen unterhalb dieser Grenze dürfen mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen oder andere Formate wie PDF verwenden.

1. Januar 2028 — Vollständige Pflicht

Ab diesem Datum gilt die E-Rechnungspflicht unabhängig vom Umsatz für alle inländischen B2B-Umsätze, mit Ausnahme der gesetzlich privilegierten Fälle. Papierrechnungen und unstrukturierte PDF-Rechnungen gelten danach nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung.

Was bedeutet „E-Rechnung“ in Deutschland genau?

Nach der neuen Regelung ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird und dem europäischen Standard EN 16931 entspricht. Das hat eine wichtige Konsequenz: Eine gewöhnliche PDF-Rechnung – selbst wenn sie per E-Mail versendet wird – erfüllt diese Definition nicht und gilt rechtlich als „sonstige Rechnung“. Während des Übergangszeitraums kann sie mit Zustimmung des Empfängers noch verwendet werden; nach Ablauf der jeweiligen Frist verliert eine PDF-Rechnung ihre rechtliche Wirkung als ordnungsgemäße Rechnung und kann den Vorsteuerabzug gefährden.

Zulässige Formate in Deutschland: XRechnung und ZUGFeRD

In Deutschland werden mehrere mit EN 16931 konforme Formate akzeptiert, die beiden gängigsten sind:

• XRechnung: Ein vollständig strukturiertes, reines XML-Format ohne visuelle Darstellung; für die menschliche Lesbarkeit ist ein separater Viewer erforderlich. Dieses seit 2020 im öffentlichen Sektor (B2G) verpflichtende Format eignet sich besonders für die vollständige Automatisierung.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): Ein hybrides Format, das eine für Menschen lesbare PDF-Ansicht mit eingebetteten strukturierten XML-Daten verbindet. Es wird in B2B-Beziehungen bevorzugt, wenn sowohl ein menschen- als auch ein maschinenlesbares Dokument gewünscht ist. Wichtig: Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht; für die EN-16931-Konformität ist mindestens das Profil COMFORT oder EXTENDED erforderlich.

Daneben ist auch Peppol BIS Billing 3.0 ein mit EN 16931 konformes Format, das vor allem für Unternehmen mit internationalem Rechnungsverkehr relevant ist. Anders als einige andere Länder (etwa Italien mit dem SDI-System) schreibt Deutschland keine zentrale staatliche Plattform für die Rechnungsübermittlung vor; Unternehmen können ihren Übertragungsweg selbst wählen – etwa E-Mail, das Peppol-Netzwerk, EDI oder eine direkte Systemintegration.

Wer ist von der Pflicht ausgenommen?

Unabhängig vom Übergangszeitplan bleiben bestimmte Rechnungsarten dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
• Fahrscheine im Personenverkehr
• Bestimmte vollständig umsatzsteuerbefreite Umsätze (z. B. bestimmte Heilbehandlungen, Versicherungs- und Finanzdienstleistungen nach § 4 UStG)
• B2C-Umsätze (an Endverbraucher) sowie grenzüberschreitende Umsätze

Welche Risiken birgt eine verspätete Umstellung?

Wer die Umstellung nur als technisches IT-Thema betrachtet, unterschätzt das damit verbundene geschäftliche Risiko:

• Eine ab dem jeweiligen Stichtag nicht ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung kann vom Empfänger oder vom genutzten Portal abgelehnt werden, was Zahlungen verzögern kann.
• Ab dem für das Unternehmen geltenden Stichtag hängt der Vorsteuerabzug von einer korrekt ausgestellten E-Rechnung ab.
• Bestehende Regelungen zur Rechnungsstellung in Dauerschuldverhältnissen (etwa langfristigen Liefer- oder Dienstleistungsverträgen) können nach Ablauf der Übergangsfristen nicht mehr dem gesetzlichen Rahmen entsprechen, sodass Vertragstexte überprüft werden müssen.

Was ändert sich für in Deutschland tätige Unternehmen mit SAP?

Für Unternehmen, die mit SAP arbeiten, lautet die eigentliche Frage nicht „welches Format nutzen wir“, sondern wie sich die bestehenden Rechnungsprozesse – wie viele ERP-Systeme im Einsatz sind, wo die Rechnungen entstehen und über welche Kanäle mit welchen Geschäftspartnern gearbeitet wird – mit den neuen Formaten vereinbaren lassen. Es gibt in Deutschland kein einheitliches Szenario, das für alle passt: Unternehmen arbeiten mit unterschiedlichen Formaten, unterschiedlichen Übermittlungswegen und von Partner zu Partner variierenden Abläufen. Die Architekturentscheidung sollte daher erst getroffen werden, wenn die bestehende Struktur klar erfasst ist.

Bei der SAP-Integration kristallisieren sich im Wesentlichen folgende Einrichtungswege heraus:

• Public Cloud: für Unternehmen, die eine schnelle Inbetriebnahme, niedrige Anfangskosten und standardisierte Prozesse bevorzugen.
• Private Cloud: eine flexible Infrastruktur für Unternehmen mit besonderen Anforderungen an Sicherheit, Governance oder Anpassbarkeit.
• SAP Process Orchestration (PI/PO): ein Weg, der auf einer bestehenden SAP-PI/PO-Investition aufbaut, ohne zusätzliche Architekturänderungen zu erfordern.
• SAP Integration Suite: ein cloudbasierter, zukunftsorientierter Integrationsansatz auf SAP BTP.

Die SAP-E-Rechnungslösung von MDP Group für Deutschland

MDP Group bietet Unternehmen mit SAP eine Lösung, mit der sie die deutsche E-Rechnungspflicht direkt aus SAP heraus erfüllen können. Die Rechnungserstellung erfolgt dabei wie gewohnt in SAP; die Rechnung wird automatisch in das Format XRechnung oder ZUGFeRD konvertiert, über den erforderlichen Kanal an den Empfänger übermittelt, und der Status des Prozesses lässt sich weiterhin in SAP nachverfolgen. Als zertifizierter Peppol-Access-Point-Anbieter unterstützt MDP Group zudem den Empfang und Versand von E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk.

Je nach SAP-Version (SAP ECC, S/4HANA, SAP R/3), Rechnungsvolumen, Empfängerkanälen und bestehender Integrationslandschaft wird gemeinsam mit dem Unternehmen die passende Option ausgewählt: Public Cloud, Private Cloud, SAP Process Orchestration oder SAP Integration Suite. Ein weiterer Bestandteil der Lösung ist die laufende Beobachtung der sich ändernden gesetzlichen Anforderungen in Deutschland, damit die SAP-seitige Umsetzung mit der aktuellen Rechtslage Schritt hält.

Weitere Informationen zur SAP-E-Rechnungslösung von MDP Group für Deutschland finden Sie hier: mdpgroup.de/sap-e-rechnung-loesung-fuer-deutschland-mdp-group

Warum jetzt handeln?

Die Umstellung auf SAP-Seite erfordert Prozessanalyse, Formatkonfiguration, Tests und Schulung der Teams – all das kurz vor dem jeweiligen Stichtag zu bewältigen, ist unrealistisch. Unternehmen, die frühzeitig planen, können die Einführung der E-Rechnung zudem mit ohnehin geplanten SAP-Projekten wie einer S/4HANA-Migration verbinden, statt zwei getrennte Vorhaben durchzuführen.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information. Für eine Einschätzung Ihrer individuellen Situation empfehlen wir, sich an Ihren Steuerberater zu wenden.